PRIVACYREGLEMENT
Olistica – Praktijk voor oefentherapie Cesar en psychosomatiektherapie
Algemeen
Wij vinden het belangrijk dat de privacy van onze patiënten goed is geborgd. Dit privacyreglement beschrijft hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, waaronder uw medische gegevens. Als u vragen heeft over het privacyreglement kunt hiermee terecht bij uw behandelaar, mevrouw R.J.van Straaten – de Graaf, tevens praktijkhouder van Olistica. Ook kunt u een e-mail sturen naar: info@olistica.nl of telefonisch contact opnemen met de praktijk: 06 – 83 910 942.
Artikel 1 Definities
In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:
– Gegevens: de gegevens die betrekking hebben op een persoon
– Praktijk: Olistica, verwerkingsverantwoordelijke
– Patiënt / cliënt: de persoon die onder behandeling is bij Olistica
– Verwerking: een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)
Artikel 2 Toepasselijkheid
Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de praktijk die betrekking hebben op patiëntenzorg.
Artikel 3 Doelen
De praktijk kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen:
– het verlenen van (psychosomatisch) oefentherapeutische zorg
– het declareren van verleende (psychosomatisch) oefentherapeutische zorg bij de patiënt of zorgverzekeraar
– ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden
– (wetenschappelijk) onderzoek
Artikel 4 De gegevensverwerking
1. Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelend oefentherapeut heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelend oefentherapeut en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren.
2. Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Uw behandelend therapeut zal daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd, zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
3. Als uw gegevens gebruikt worden voor wetenschappelijk onderzoek of ten behoeve van ons kwaliteitsbeleid, zullen wij u hierover informeren. Indien u het er niet mee eens bent dat uw gegevens hiervoor gebruikt worden, kunt u dit aangeven bij uw behandelaar. Uw gegevens zullen dan niet meegenomen worden. De therapeut zal in beide gevallen niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden uw gegevens gepseudonimiseerd en/of geanonimiseerd zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot individuele personen.
4. Zorgverzekeraars met wie de praktijk een overeenkomst heeft, controleren of gedeclareerde zorg rechtmatig is verleend. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen.
5. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Artikel 5 Beschrijving van de gegevens
De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:
– naam
– adres
– e-mailadres
– telefoonnummer
– geboortedatum
– huwelijkse staat
– BSN nummer
– Gegevens zorgverzekering
– (historie) medische gegevens
– medicijngebruik
– naam huisarts / evt. andere zorgverleners / verwijzer
– gegevens van de ouder(s)/wettelijk vertegenwoordiger
– behandelgegevens
Artikel 6 Rechten
1. Als patiënt heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. Wij informeren u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Uw behandelend oefentherapeut, informeert u ook in specifieke gevallen, bijvoorbeeld als een brief aan de huisarts wordt gestuurd over de voortgang of einde van de behandeling.
2. U heeft als patiënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Wij nemen een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven, waarbij wij vragen u te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.
3. U heeft als patiënt het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.
4. Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een schriftelijk verzoek indienen. Indien het om medische gegevens gaat dient zo mogelijk de beweegredenen te vermelden. De behandelend oefentherapeut beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen wordt dat gemotiveerd.
5. U kunt als patiënt een verklaring laten toevoegen aan uw dossier. Wij verzoeken u om deze verklaring aan uw behandelend oefentherapeut te overhandigen zodat dit aan uw dossier kan worden toegevoegd.
6. Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende:
– Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans zijn dit de ouders, uitgeoefend
– Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend
– Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen
– Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend
Artikel 7 Bewaartermijn
1. Het dossier met behandelinformatie wordt gedurende vijftien jaar na afloop van de behandelingsovereenkomst bewaard, tenzij goed zorgverlener schap met zich meebrengt dat de gegevens langer worden bewaard.
2. Voor dossiers met behandelinformatie van minderjarige personen geldt dat de bewaartermijn van vijftien jaar begint te lopen vanaf de leeftijd van 18 jaar.
3. In andere gevallen dan in dit artikel vermeld worden gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.
4. Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.
Artikel 8 Geheimhouding
Uw behandelend oefentherapeut gaat vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat gegevens niet aan derden worden verstrekt, behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers en externe partijen die de praktijk inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software.
Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als:
– u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven
– het verstrekken van de gegevens noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en de ontvanger, bijvoorbeeld de huisarts, eveneens betrokken is bij de zorgvraag
– er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld
– wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak.
Artikel 9 Informatiebeveiliging
Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Dit betreft onder meer:
(a) het gebruik van beveiligde en versleutelde verbindingen
(b) wij voldoen aan de NEN 7510, NEN 7512 en NEN 7513
(c) geheimhoudingsplicht (zie artikel 8)
Artikel 10 Wijzigingen
De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij zullen dit via de website, www.olistica.nl, communiceren.
Artikel 11 Klachten
Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Dit kunt u bespreekbaar maken bij uw behandelend oefentherapeut. Zij gaat hierover graag met u in gesprek.